一、接到國(guó)外發(fā)過(guò)來(lái)的發(fā)貨人信息聯(lián)系發(fā)貨人索要托單，或者先接到發(fā)貨人的托單聯(lián)系國(guó)外：

這個(gè)階段碰到的主要問(wèn)題是電話打不進(jìn)，找不到聯(lián)系人，指定貨代的聯(lián)系方式是來(lái)自收貨人，通常是指定貨代起運(yùn)港分公司的電話號(hào)碼和聯(lián)系人的英文名字。收貨人的貨代信息是來(lái)自于指定貨代目的港分公司，而目的港對(duì)起運(yùn)港的情況可能不是很清楚，雖然指定貨代內(nèi)部都有通訊錄，但經(jīng)常碰到人員和職位的變化沒(méi)有及時(shí)更新的情況，或者你是一個(gè)新的供應(yīng)商，指定貨代目的港分公司沒(méi)有把起運(yùn)港聯(lián)系人的變化情況告訴收貨人，這些情況都會(huì)造成你得到的信息不準(zhǔn)確，電話打過(guò)去是空號(hào)，或者被告知不是這票貨的負(fù)責(zé)人。

有時(shí)候電話是打的通的，就是沒(méi)人接，或者被按掉，或者老是占線，偶爾出現(xiàn)時(shí)因?yàn)槟莻€(gè)員工不在，經(jīng)常出現(xiàn)就是指定貨代的員工故意不接電話，或者把電話掛起來(lái)。

這兩種問(wèn)題都可以通過(guò)一個(gè)辦法解決，就是郵件，指定貨代最重要的工作就是跟國(guó)外聯(lián)系，絕大部分是靠郵件完成的，所以指定貨代對(duì)郵件的管理是比較嚴(yán)格的，所有員工都有郵件地址，你可以向收貨人索要，一般都有24小時(shí)必須回復(fù)郵件的規(guī)定，指定貨代的員工可以不接電話，但郵件是必須回的，而且郵件可以做為證據(jù)，誰(shuí)對(duì)誰(shuí)錯(cuò)，誰(shuí)的責(zé)任一目了然，所以建議如果可以的話多用郵件溝通，托單用郵件附件帶過(guò)去，收發(fā)貨人，目的港，貨物毛重件數(shù)體積，品名嘜頭，起運(yùn)港，目的港，貨好時(shí)間，整柜還是拼箱，報(bào)關(guān)報(bào)幾票，有無(wú)商檢，裝箱方式，PO號(hào)碼全部在托單上寫(xiě)好，貨代基本上就不會(huì)有什么問(wèn)題，根本就不用多余的溝通，節(jié)約大家的時(shí)間。如果發(fā)送后過(guò)一到兩天貨代沒(méi)有回復(fù)，則可以向收貨人發(fā)郵件，附帶上你給貨代發(fā)托單的郵件，證明你沒(méi)有延誤訂艙，叫收貨人幫忙解決。收貨人一般會(huì)把郵件轉(zhuǎn)給指定貨代目的港分公司，目的港分公司會(huì)轉(zhuǎn)到起運(yùn)港分公司，指定貨代的郵件原則一般是，如果收郵件的人一定時(shí)間沒(méi)回復(fù)，就會(huì)發(fā)給他的上級(jí)，如果上級(jí)再不回復(fù)，就再發(fā)職位更高的人，一旦指定貨代目的港介入，一般郵件很快就會(huì)有回復(fù)。

如果你第一發(fā)的人不是負(fù)責(zé)的人，你的郵件就會(huì)被轉(zhuǎn)給別人，有時(shí)候會(huì)轉(zhuǎn)經(jīng)多人，還弄不清楚應(yīng)該誰(shuí)負(fù)責(zé)，甚至出現(xiàn)不同分公司之間的中轉(zhuǎn)，比如你是在天津的，國(guó)外給你的聯(lián)系人是北京的，但北京的把郵件轉(zhuǎn)給了他們天津分公司，那是因?yàn)橹付ㄘ洿鷥?nèi)部有職位和地域的分工，可能是按發(fā)貨人歸屬地分，按航線或者國(guó)家分，也可能是按照客戶分，一般來(lái)說(shuō)都會(huì)找到負(fù)責(zé)人，如果郵件轉(zhuǎn)的太多，看的頭暈就在郵件里全部回復(fù)，直接問(wèn)你的貨應(yīng)該是誰(shuí)負(fù)責(zé)的。

二、跟國(guó)外確認(rèn)好使用哪家船公司，船期，約號(hào)等信息。

指定貨代的員工拿到你的托書(shū)了，如果是整箱，就開(kāi)始跟指定貨代的目的港分公司聯(lián)系，問(wèn)國(guó)外用哪家船公司，約號(hào)用哪個(gè)，指定貨代內(nèi)部對(duì)船公司的選用基本遵循誰(shuí)付費(fèi)，誰(shuí)選用船公司的原理，海運(yùn)費(fèi)到付，那么船公司就會(huì)由目的港指定，誰(shuí)有錢(qián)誰(shuí)老大啊。指定貨代一般跟很多船公司都有約價(jià)。

外貿(mào)公司可能會(huì)碰到兩個(gè)問(wèn)題，一是貨代已經(jīng)收到托單，但遲遲沒(méi)有配船信息回復(fù)，這一般是因?yàn)槟康母圻€沒(méi)有給起運(yùn)港這邊回復(fù)用哪個(gè)船公司，有的外貿(mào)會(huì)問(wèn)指定貨代船期一般是什么時(shí)候，這也是讓指定貨代不好回答的問(wèn)題，有些指定貨代會(huì)有自己經(jīng)常選用的船公司，比如天津威勝物流經(jīng)常用天津某船公司，或者這個(gè)收貨人一般使用或者有SOP規(guī)定用哪個(gè)船公司，但最終都以目的港的選擇為準(zhǔn)。如果指定貨代說(shuō)國(guó)外還沒(méi)回復(fù)，你也就不要多問(wèn)了，問(wèn)也白問(wèn)，不如寫(xiě)郵件給收貨人說(shuō)你們貨物備好時(shí)間是什么時(shí)候，已經(jīng)把托單給指定貨代了，但指定貨代還沒(méi)有安排船期，叫收貨人那邊知道情況。

另一個(gè)問(wèn)題是指定貨代給出的配船信息不是你理想的裝箱時(shí)間，比如你的貨物周一包裝好可以裝箱，最理想的船期是A船公司周二截關(guān)，周四開(kāi)船的船期。但指定貨代給你配出來(lái)的船期是B船公司周日截關(guān)，周二開(kāi)船的，那么你的貨只能等到下周再出運(yùn)了，而剛好不巧,你的信用證規(guī)定周五到期，那你就比較悲劇。這種情況一般也不是指定貨代成心找你麻煩，而是這個(gè)指定貨代B船公司的約價(jià)比A船公司便宜，用B船公司指定貨代的利潤(rùn)高。如果負(fù)責(zé)你這票的指定貨代員厚道一點(diǎn)，他會(huì)跟指定貨代目的港說(shuō)明情況，建議國(guó)外改配A船公司，指定貨代目的港分公司可能會(huì)跟收貨人說(shuō)，加收些運(yùn)費(fèi)什么的，一般取決于收貨人要貨是否緊急，能否成功改配就不知道了。碰到不厚道的員工，就根本不會(huì)搭理你，因?yàn)橹付ㄘ洿目蛻羰菄?guó)外收貨人，他們不會(huì)在意你有什么意見(jiàn)。在這個(gè)步驟里外貿(mào)公司最聰明的做法是，告訴指定貨代什么時(shí)候可以裝箱，問(wèn)指定貨代最合適的船期是什么時(shí)候？是哪家船公司的？船名航次是什么，然后告訴你的收貨人，你的貨物什么時(shí)候可以裝箱，最合適的船期是什么時(shí)候，建議收貨人選用，化被動(dòng)為主動(dòng)。